如何避免ERP實(shí)施“兩張皮”

時(shí)間：2020-01-05作者：深圳市宏拓新軟件有限公司瀏覽：247

前天,我負(fù)責(zé)的項(xiàng)目實(shí)施被老板批評(píng)為系統(tǒng)與企業(yè)實(shí)際運(yùn)作是“兩張皮”,表現(xiàn)為一是級(jí)緊身衣,束縛著公司的正常運(yùn)作;一時(shí)是寬袍大袖,不著邊際。老板的這些話不留情面，讓我聽著汗流浹背。

 

我們常常聽到有人說(shuō)，ERP不只是一個(gè)IT項(xiàng)目，也是一個(gè)管理變革的機(jī)會(huì)。眾所周知，僅僅有理論和概念是不夠的，理念都是些漂浮在空中的美麗樓閣，解決實(shí)際問(wèn)題總歸是要有具體思路，那么ERP實(shí)施要如何避免“兩張皮”呢?

 

一.為什么出現(xiàn)“兩張皮”現(xiàn)象?

 

隨著ERP實(shí)施的不斷深入，我也注意到要把ERP實(shí)施建立在企業(yè)內(nèi)部基礎(chǔ)管理之上?？墒?，最后ERP實(shí)施出來(lái)的結(jié)果卻是讓我汗顏的“兩張皮”現(xiàn)象。

 

一個(gè)較直接，較現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題，為什么實(shí)施會(huì)出現(xiàn)“兩張皮”的現(xiàn)象?要回答這些問(wèn)題，我們從ERP模式的話題談起，主要有兩個(gè)方面：從管理模式上講，沒(méi)有哪個(gè)ERP系統(tǒng)是適合所有企業(yè)的;從流程改善上講，沒(méi)有哪個(gè)ERP的流程是永恒有效的。

 

(1)從管理模式上講，沒(méi)有哪個(gè)管理模式是適合所有企業(yè)的。

 

這一點(diǎn)比較*理解，ERP系統(tǒng)確實(shí)內(nèi)置了許多優(yōu)秀的企業(yè)管理模式，但許多模式對(duì)某些企業(yè)來(lái)說(shuō)可能是有效的，但并不一定就適合我們的企業(yè)。原因非常簡(jiǎn)單，企業(yè)發(fā)展環(huán)境、內(nèi)部情況等等都有著這樣那樣的差異，我們不可能把ERP模式照搬過(guò)來(lái)就能獲得成功。我們只能借鑒ERP模式，并結(jié)合自身的情況，創(chuàng)造出適合自己的模式來(lái)。

 

(2)從流程改善上講，沒(méi)有哪個(gè)ERP管理流程是永恒有效的。

 

換句話說(shuō)，要想讓ERP流程保持其有效性，那么ERP實(shí)施時(shí)就一定不是靜止的，而是動(dòng)態(tài)的，一定要在不斷運(yùn)作中把流程不斷的進(jìn)行完善和優(yōu)化。不過(guò)，雖然每個(gè)企業(yè)的管理流程千差萬(wàn)別，無(wú)法照搬，但實(shí)際上每個(gè)企業(yè)形成并完善各自管理流程的過(guò)程，卻在很大程度上是相同的，是我們可以借鑒和學(xué)習(xí)的。因此，我們不能只是借鑒ERP的管理流程，較需要關(guān)注的是如何形成和完善這些管理流程的過(guò)程。

 

二.立足咨詢規(guī)劃，選擇合適外套

 

ERP不僅僅是一個(gè)概念，較不僅僅是IT系統(tǒng)。一般來(lái)說(shuō)，ERP系統(tǒng)很多規(guī)范的功能或算法已經(jīng)固化在軟件產(chǎn)品中，但將ERP融入到整個(gè)企業(yè)管理體系之中并非易事。因此,一個(gè)好的ERP應(yīng)用，應(yīng)該是著眼于如何優(yōu)化該企業(yè)的ERP業(yè)務(wù)規(guī)劃。有*認(rèn)為，一個(gè)ERP項(xiàng)目需要有一半的時(shí)間花費(fèi)在咨詢規(guī)劃，流程優(yōu)化甚至管理建議上。

 

有些企業(yè)在ERP選型時(shí)，表面一看好象所有的ERP產(chǎn)品功能都基本上雷同，就以為ERP項(xiàng)目是一個(gè)簡(jiǎn)單的產(chǎn)品應(yīng)用。當(dāng)看不到ERP項(xiàng)目背后艱巨的咨詢過(guò)程時(shí)，就會(huì)片面地認(rèn)為ERP實(shí)施比較簡(jiǎn)單，帶著這種思想或認(rèn)識(shí)應(yīng)用ERP項(xiàng)目，很難保證ERP項(xiàng)目的成功。

 

根據(jù)ERP的功能，我們可以把ERP項(xiàng)目分為二大部分內(nèi)容：一是側(cè)重于抽取和總結(jié)業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)的咨詢部分;二是側(cè)重于ERP軟件產(chǎn)品應(yīng)用的實(shí)施部分。但在ERP項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)候，許多企業(yè)常常會(huì)存在對(duì)這兩大內(nèi)容的誤解。

 

(1)是以業(yè)務(wù)流程規(guī)劃為項(xiàng)目主導(dǎo)，從ERP標(biāo)準(zhǔn)理念開始，大刀闊斧的進(jìn)行業(yè)務(wù)變革、組織架構(gòu)變革、流程再造等。這種模式往往注重ERP標(biāo)準(zhǔn)理念而忽略基層的執(zhí)行需求，是典型的自上而下的咨詢活動(dòng)，常常是業(yè)務(wù)流程規(guī)劃做得很激動(dòng)人心，但具體的咨詢實(shí)施建議卻無(wú)法落地，不能執(zhí)行。

 

(2)是以ERP軟件產(chǎn)品實(shí)施為項(xiàng)目主導(dǎo)，從需求調(diào)研、系統(tǒng)分析、個(gè)性化定制、系統(tǒng)實(shí)施、人員培訓(xùn)等方面，強(qiáng)調(diào)ERP軟件的實(shí)施過(guò)程。然而這種方式對(duì)于企業(yè)的應(yīng)用往往只注重基本的產(chǎn)品功能應(yīng)用，卻往往忽視了真實(shí)的企業(yè)管理需求，*使項(xiàng)目陷入對(duì)系統(tǒng)功能細(xì)節(jié)的刻意追求，而忽略企業(yè)的整體協(xié)同。

 

現(xiàn)在許多ERP項(xiàng)目實(shí)施得不太理想，究其原因是企業(yè)缺乏將ERP納入到整個(gè)企業(yè)流程管理體系來(lái)統(tǒng)籌思考的過(guò)程，往往急于求成、匆忙上陣，結(jié)果卻欲速不達(dá)。因此，在**階段應(yīng)注重在ERP概念和規(guī)劃的咨詢，立足于ERP咨詢規(guī)劃，以選擇較合適的ERP外套，而不僅僅是ERP產(chǎn)品本身。

 

三、立足流程優(yōu)化，回歸量體裁衣

 

ERP實(shí)施實(shí)際上就是做一件事情——就是利用ERP系統(tǒng)優(yōu)化流程。也就是說(shuō)，對(duì)于已經(jīng)存在的業(yè)務(wù)流程，不管這種業(yè)務(wù)流程是被我們認(rèn)可或者不太滿意，但這種業(yè)務(wù)流程一定有存在的理由。作為ERP實(shí)施顧問(wèn)，所要做的事情并不是把現(xiàn)有的模式推翻，而是在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善和優(yōu)化，而不是將現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程全盤否定，推倒重來(lái)。

 

有了這個(gè)前提，我們就很*理解ERP實(shí)施為什么重在流程優(yōu)化，主要包含兩個(gè)方面：一是將優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程落到實(shí)處;二是在推行過(guò)程中，不斷的對(duì)業(yè)務(wù)流程再次完善。因此，ERP項(xiàng)目*二個(gè)**就在于實(shí)施，而實(shí)施的根本在于流程。

 

(1)“重結(jié)果，輕流程”的通病

 

很多企業(yè)在面對(duì)ERP實(shí)施流程優(yōu)化時(shí)都會(huì)感到茫然，不知如何操作，有些企業(yè)直接把平時(shí)所有的手工作業(yè)原封不動(dòng)的移到軟件系統(tǒng)中來(lái)，認(rèn)為這樣就可以了。事實(shí)果真如此嗎?“重結(jié)果，輕流程”，這是國(guó)內(nèi)大多數(shù)企業(yè)ERP的通病。由于不習(xí)慣流程管理，企業(yè)在應(yīng)用ERP的時(shí)候，難免陷入各種誤區(qū)，致使ERP實(shí)施效果不佳。

 

企業(yè)用ERP系統(tǒng)是要解決業(yè)務(wù)問(wèn)題，而不是熟練應(yīng)用軟件的所有功能，所以ERP的應(yīng)用較終還是要?dú)w結(jié)到業(yè)務(wù)流程上來(lái)。流程的作用在于確保企業(yè)內(nèi)部資源與客戶需求保持高度的協(xié)調(diào)性，流程能把一個(gè)個(gè)靜態(tài)的功能點(diǎn)串聯(lián)起來(lái)，協(xié)同工作。因此，流程首先是業(yè)務(wù)流程，其次才是系統(tǒng)流程。實(shí)際上，我們平時(shí)用手工處理的作業(yè)，與相關(guān)部門和上下級(jí)之間的關(guān)聯(lián)，也是流程。但不是說(shuō)把一個(gè)流程放在電腦中，通過(guò)信息化就可以解決問(wèn)題了，一切就萬(wàn)事大吉。

 

(2)流程是具有層次性的特點(diǎn)

 

在ERP實(shí)施時(shí)應(yīng)要注意流程的層次性特點(diǎn)。在ERP中的財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、物流等這幾個(gè)基本流程中還包含大量的有層次的細(xì)分流程。因此，流程層次細(xì)分是對(duì)ERP項(xiàng)目的較大考驗(yàn)。企業(yè)在實(shí)施ERP項(xiàng)目時(shí)，首先要找出各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的關(guān)鍵流程;其次是把關(guān)鍵流程進(jìn)行細(xì)分;最后是確認(rèn)現(xiàn)有業(yè)務(wù)運(yùn)作方式與ERP系統(tǒng)中的標(biāo)準(zhǔn)流程之間的差距。

 

當(dāng)層次流程作為橋梁有效的銜接業(yè)務(wù)咨詢和系統(tǒng)產(chǎn)品實(shí)施的時(shí)候，整個(gè)ERP應(yīng)用才會(huì)在流程的基礎(chǔ)上變得合理有序：基于企業(yè)的戰(zhàn)略咨詢形成運(yùn)營(yíng)模式，基于業(yè)務(wù)需求形成業(yè)務(wù)流程。因此，基于流程層次做企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)承受能力允許范圍內(nèi)的優(yōu)化，才是ERP成功實(shí)施的關(guān)鍵。

 

(3)精細(xì)化流程管理

 

大多數(shù)企業(yè)還不太習(xí)慣流程管理，尤其是流程的精細(xì)化管理。許多企業(yè)即使有流程管理，也可能是粗放型的流程。缺乏精細(xì)化的流程管理實(shí)施效果一般會(huì)令人失望，甚至?xí)谝欢陼r(shí)間內(nèi)閑置荒廢?！拔覀兤髽I(yè)也有流程管理，這些管理行為也是在努力體現(xiàn)以流程為中心呀?”很多企業(yè)在實(shí)施ERP效果不佳后這樣質(zhì)疑以流程為主的ERP實(shí)施。然而，通過(guò)對(duì)它們的流程分析不難發(fā)現(xiàn)，盡管他們也進(jìn)行了流程優(yōu)化，但其大多數(shù)流程仍然只是粗放型的、相互之間無(wú)協(xié)作，還需要對(duì)流程進(jìn)行精細(xì)化管理。

 

例如，實(shí)施ERP生產(chǎn)模塊時(shí),一般會(huì)要求對(duì)生產(chǎn)流程能力進(jìn)行分析，應(yīng)該說(shuō)這項(xiàng)要求已經(jīng)體現(xiàn)了以流程為中心的思想，但是從流程精細(xì)化的角度來(lái)看還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還只是一種粗放的籠統(tǒng)的要求。要建立可衡量的優(yōu)化流程應(yīng)為：精細(xì)分析各工作單元和各運(yùn)行環(huán)節(jié),分析生產(chǎn)能力的瓶頸是什么地方, 要真實(shí)和具體的計(jì)算粗生產(chǎn)能力和細(xì)生產(chǎn)能力。因此,只有流程優(yōu)化實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化和可衡量化才是關(guān)鍵。

 

三、人員保駕**，避免出人不出力

 

ERP實(shí)施中對(duì)人的規(guī)范管理，這部分內(nèi)容非常重要，但*被忽視，忽視的后果就是實(shí)施時(shí)出人不出力，易出現(xiàn)“兩張皮”的現(xiàn)象。

 

(1)明確的角色。對(duì)于ERP的流程實(shí)施，人的角色就顯得尤為重要，一個(gè)業(yè)務(wù)流程需要很多不同人的角色支撐，往往一些企業(yè)在實(shí)施ERP過(guò)程中*忽視此問(wèn)題。很多都是以部門來(lái)劃分，使得人的角色不明確，*引起責(zé)任的界定不清。流程涉及到角色問(wèn)題，特別在優(yōu)化流程的過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)人員的變動(dòng)，一個(gè)好的流程是由不同的角色共同來(lái)完成的，并且需要公司相應(yīng)崗位職責(zé)來(lái)約束。

 

(2)ERP項(xiàng)目另一個(gè)很顯著的特點(diǎn)就是需要人的高度參與。實(shí)施ERP將使整個(gè)企業(yè)管理發(fā)生很大的變化，在ERP實(shí)施優(yōu)化業(yè)務(wù)流程時(shí)，也需要經(jīng)常對(duì)用戶的日常工作方式進(jìn)行變革。例如，流程的改變會(huì)牽涉到公司的方方面面，大到公司組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整和規(guī)章制度的改變，小到各工作環(huán)節(jié)的工具和方式的變化。因此，流程的設(shè)計(jì)和推行需要整個(gè)公司從高層到一般員工的密切關(guān)注和參與。在ERP實(shí)施項(xiàng)目中，能否將這些參與者有效地組織和管理起來(lái)，很大程度上決定著項(xiàng)目成敗。

 

最后，人的因素也是較不可預(yù)測(cè)的因素，因?yàn)槿耸敲舾卸嘧兊?。?dāng)員工對(duì)自己下一步的工作不明了，就會(huì)有很多猜測(cè)與疑慮，影響日常工作，甚至對(duì)ERP實(shí)施采取消抵制的態(tài)度。因此，實(shí)施ERP要給員工有一個(gè)明確的描述，讓員工有足夠的心理準(zhǔn)備，提高自己的技能。否則，得不到員工的支持，ERP實(shí)施就很*走樣成“兩張皮”。


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